Задачи в Битрикс24

Антон,

Контроль, делегирование и оценка задач

Успех проекта зависит от грамотного планирования действий и четкого выполнения задач. В Битрикс24 руководители могут наглядно планировать работу и контролировать поставленные задачи. Учет затраченного времени помогает определить узкие места проекта и сотрудников-лентяев.

Задачи в Битрикс24 можно визуально представить в виде списка, плана, канбан-доски или диаграмм Ганта. Выберите удобный для себя вариант.

Постановка задач и контроль выполнения

Поручить задание коллеге очень просто. Создайте новую задачу, дайте ей понятное название, опишите что требуется сделать, назначьте ответственного и срок выполнения. Отслеживайте промежуточные результаты.

Если сотрудник «буксует» с задачей, в системе срабатывает счетчик. Он сигнализирует — «что-то пошло не так». Возможно, задача была неверно оценена, возникли новые обстоятельства, требуется помощь. Счетчики помогают вам контролировать выполнение задач.

Для постановки однотипных задач существуют шаблоны. Их можно создавать, редактировать, сохранять, делиться с коллегами. Шаблоны позволяют экономить время на постановке задач, тратить его эффективнее.

Наглядность процессов

Оценить планируемое и фактически затраченное на задачи время позволяет диаграмма Ганта. На ней в реальной последовательности показываются задачи проекта в с учетом планируемого и фактически потраченного времени.

Диаграмма наглядна. Вы сразу видите общую картину проекта: какие задачи запланированы, какие сделаны, что делается, какие задания просрочены или не имеют определенного срока.

Диаграмма удобна на больших проектах, когда сложно удержать все данные в голове. Задачи можно оценить по длительности, начальным и конечным срокам.

Диаграмма Ганта связана с задачами. Это означает, что если начало проекта сдвигается, то в диаграмме тоже изменится дата запуска проекта и всех задач в его рамках. Если изменяется срок одной задачи, диаграмма это тоже отобразит.

В рамках диаграммы действуют следующие связи между задачами:

  • Начало следующей задачи совпадает с завершением предыдущей.
  • Задачи начинаются одновременно.
  • Задачи завершаются одновременно.
  • Длительность главной задачи автоматически увеличивается при сдвигании сроков подзадач.
  • Главная задача завершается, когда завершены подзадачи.
  • Смещение главной задачи в диаграмме влечет смещение сроков подзадач.

Контроль задач

У руководителей и у сотрудников задачи в Битрикс24 разделены по степени участия и ответственности: «Делаю» — сотрудник назначен исполнителем, «Помогаю» — соисполнителем, «Наблюдаю» — наблюдателем, «Поручил» — для постановщиков задач, «Все» — все задачи. К любой из задач в разделе можно перейти через пару кликов, узнать на каком она этапе, укладывается ли исполнитель в срок. Просроченные задачи отмечаются красными счетчиками.

Оценить загрузку подчиненных удобно через сводку в разделе «Руковожу». В разделе «Проекты» размещены инструменты для организации и управления работой над проектом.

Отчеты

Сократите подготовку отчетов о работе до нескольких кликов. Отчеты готовятся автоматически, так что вам не придется ждать несколько часов. Узнайте сколько времени тратит сотрудник на задачу, сколько заданий уже выполнено, успевают ли ваши люди к дедлайну. Отчеты можно сохранить в Excel.

Отчеты позволят оценить результативность работы компании, отделов и каждого сотрудника, затраченное время на выполнение заданий.

Учет времени

Во время создания новой задачи отметьте Дополнительно — Учет времени и укажите срок выполнения. Когда сотрудник начнет выполнять задание, система автоматически учтет потраченное время. Включить учет времени можно и после создания задачи, отредактировав ее.

В начале следующего месяца оцените сколько времени тратит компания, отделы и сотрудники на решение задач. Это легко сделать благодаря отчетам по затратам времени.

Работа с Битрикс24.Диск и CRM

Сервис Битрикс24.Диск позволяет хранить файлы в «облаке». Его встроили в Битрикс24, чтобы вы могли быстрее работать с файлами: создавать, редактировать, делиться с коллегами. Если к задаче нужно прикрепить файл, сделать это позволит Битрикс24.Диск.

Прикрепляйте документы, созданные в Гугл Доках или онлайн-версии Майкрософт Офис, создавайте с их помощью документ и загружайте его в задачу. Позвольте соисполнителям изменять документ, чтобы работать над ним вместе.

Задачу в Битрикс24 можно связать с клиентом в CRM. Для этого достаточно указать в свойствах задачи название клиента. Ваши менеджеры продаж будут иметь более полную информацию о клиенте.

Группы

Создайте в Битрикс24 группы для сотрудников. Соответствующие отделам в компании или рабочим группам в рамках отдела. Настройте общение в группах, чтобы сотрудники из одной группы не отвлекали перепиской коллег из других групп. Это повысит эффективность работы.

Группы — удобный инструмент для управления задачами. В группах можно обсуждать текущие задачи, оценивать результаты, держать рабочий процесс под контролем.

Список действий

Список действий или чек-лист удобен, если задача подразумевает несколько действий исполнителя. Постановщик создает чек-лист в задаче, а исполнитель по мере выполнения мини-задач из списка, отмечает галочками сделанные пункты. Такие «отметки» наглядно показывают на каком этапе находится задача.

Быстрая постановка задач

Быстро ставить задачи позволяют шаблоны задач. Они полезны для частых однотипных ситуаций. Например, еженедельные отчеты или подготовка договора юристом. В шаблонах уже прописаны типичные условия задач. Уточните название, срок выполнения, исполнителя, постановку задачи. Не нужно каждый раз заново писать все вводные условия. Достаточно отредактировать готовый шаблон.

Вы можете позволить другим сотрудникам пользоваться шаблонами, редактировать и удалять их, делиться с коллегами.

Быстрые отчеты

Хотите быстро получать отчеты? Конструктор отчетов собирает данные, выделяет нужные периоды времени, позволяет получать информацию за несколько минут. Принимайте решения на основе оперативных достоверных отчетов.

Гибкие фильтры

Понимаете, что не в состоянии уследить за всеми задачами в компании? Настройте фильтр задач, чтобы видеть только действительно важные. Это могут быть задачи, в которых исполнитель — главный специалист компании или те, у которых близится дедлайн, либо задачи ключевого клиента.

Вы можете создать столько фильтров, сколько нужно для работы. Сохраните настроенный фильтр и используйте его при необходимости.

В панели задач, рядом с «Делаю», «Помогаю» и т. д. есть «Избранное». Это тоже своеобразный фильтр, позволяющий выделить ключевые задачи. Чтобы важные задачи были перед глазами, добавьте их в «Избранное».

Опубликовано 6 Декабря 2017 | Обновлено 8 Марта 2018
Возможности Битрикс24

Возврат к списку